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组织数字和物理文件以提高工作效率

虽然“全国整理文件周”可能不是本月添加到日历中最吸引人的事件,但它只是 威力 成为最具影响力的人之一。

保持混乱不仅占用精神空间,还占用身体。对于很多员工而言,整理他们的环境可以帮助他们减少焦虑,并更加准备应对他们的工作 需要做。

每次坐着工作时,确保数字文件和物理文件在正确的位置就像呼吸新鲜空气。准备使用本周来给自己一个平静的工作空间。

处理身体

本周花一天的时间(希望不是一整天,而是一个小时)来整理办公桌上的文书工作。需要存储什么?什么可以回收?如果可以在线找到该信息或将其存储在安全的数据库中,请回收这些页面。

您可能经常引用的日历,文档或其他项目可以放在办公桌附近的文件夹中,或将其张贴在容易看到的地方。将零散的文件放在桌上不会对您有帮助。

还要浏览现有的归档文件。这可能需要更多时间。专注于回收不再需要的内容,并考虑扫描和存储需要保留的文档。这样可以释放空间并保护文档免遭窥视和意外事件(如自然灾害)的侵害。

定义数字

预留本周的时间来整理您的数字文件。您可能需要将任务分散几天,这样就可以了!

首先盘点您的存储系统。要评估其有效性,请问自己以下问题:

  • 我们是否安全地存储文件?
  • 团队成员是否可以在需要时轻松访问文件?
  • 如何备份数字文件?
  • 我们是否以合规的方式存储需要独立于其他员工信息存储的文档?

如果您当前的员工数据库软件对您而言并不容易,那么本周可能是个不错的选择 看着一个会.

对于团队参考的文档,请将其保存在共享服务器或安全的文件共享平台上。如果您保留过去几年的资料夹,以供参考。如果您的人力资源软件提供商不能确保安全备份,则将关键文件备份到外部硬盘驱动器。查看文件时,请确认您遵循文件保留准则。

完成后,将自己送到外面去 真实 呼吸新鲜空气!您已经使工作区以及工作流程的压力减轻了,工作效率更高了。阅读我们的博客文章,“如何组织和创建更多带宽作为人力资源业务合作伙伴”以获取更多有用的提示!