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I-9表格招聘经理必须知道的新变化

HR最喜欢的新雇用文件I-9在10年后,最近进行了翻新。新表格–现已提供 点击这里 –由国土安全部于2013年3月发布,要求雇主在2013年5月7日之前开始使用新表格。在升级表格时,适用于完成I-9的相同规则。

  • 雇主自雇用之日起有72个小时填写I-9表格,否则将面临罚款和罚款的风险。
  • 员工必须在工作的第一天或之前完成I-9表格的一部分。
  • 公司无法指定要求新员工携带的文件。

I-9罚款,罚则和违规

作为人力资源专业人员,我们监督与我们部门直接相关的流程,罚款和违规行为,突出表明我们不一定希望获得认可的成就。自2009年以来,已进行了7,500多次审核, 罚款8000万美元。 I-9的挑战在于,人力资源部要担任流程经理,但责任通常留在您的招聘经理手中。除了确保您的员工获得在美国工作的真正授权外,此过程使进行定期审核变得更加重要。

未完成I-9的罚款会有所不同,分为以下四种不同的方式:

  • 无法完成I-9。
  • 故意雇用或继续雇用或承包未经授权的工人的服务。
  • 提供或故意接受虚假文件。
  • 有记录的I-9表格违规模式和做法。

对于初次违规者,这些罚款相对较小,为110美元,但屡犯者可以看到 I-9错误处罚 暴涨。雇主可能会因个人错误而受到罚款,例如以下所述的五个错误,每件遗失物品110美元或每份表格1100美元。人力资源的责任在于对合规过程的培训和持续监控,以确保当您收到来自ICE的不可避免的访问时进行顺畅的航行,ICE评估了 罚款1300万美元 在2012年。

更改新的I-9表格

在新表单中,我要引起您五个注意的变化:

  • 尽管不需要此信息,但是员工可以在第1节中提供电子邮件和电话号码。
  • 对于在第1节中标记为“有权工作直到的外国人”的人,还需要其他信息。
  • 雇主必须在第2节的顶部添加雇员的姓氏和名字。
  • 可接受文档下的列表部分将得到更明确的定义。新的“列表A”列提供了更多的指导和指导,希望使您和您的招聘经理的出错率降低。
  • 对不可接受的社会保险卡文件进行了澄清。

人力资源技术如何提供帮助

尽管这些更改是令人欢迎的附加内容,但是仍然有充分理由需要人力资源技术来帮助简化流程和 减少接触 对您和您的业务。您可以做出的最佳选择之一是使用国土安全部的E-Verify®系统以电子方式验证您的员工在美国工作的资格。寻找供应商 提供这项服务的工资单和人力资源软件 从他们的应用程序中。通过允许员工完成电子I-9,然后将其提交并保存在系统中,它将帮助自动执行新员工工作流程。