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通过3个步骤最大程度地减少开放招生时的员工混乱

观看此视频,以了解如何最好地交流公开招生,以最大程度地减少混乱。
您知道您的组织为员工的福利投入了多少资金-但是,您的员工却没有。传达价值 员工福利 您提供的服务是吸引顶尖人才的关键组成部分,并且一旦新员工入职后就不会结束。

事实上, 提醒员工他们所获得的利益的价值 应该是您正在进行的保留工作的一部分。对于可能正在寻求来自其他地方的竞争性报价的关键型人才尤其如此,即使他们并不积极寻找。

您的员工习惯于每年一次公开招募时考虑他们的福利,因此请利用之前的时间来证明您所获得的福利的总价值 已经 提供。

请按照以下步骤创建员工福利沟通计划,以教育员工重要的变化,解决他们的担忧并说明员工获得的福利的竞争价值。

步骤1:反思去年的公开招生策略

尽早开始计划。公开招募开始前的几个月,请从去年的公开招募中收集一批关键参与者,以回顾进展情况。收集对什么有效的见解,但要特别注意什么 没有 。通过改善这些要素,您可以改善整个公开注册过程。

图解:收集对哪些方面有用的见解,但要特别注意哪些方面无效。

向您的人力资源团队咨询: 什么有效?什么没?您收到最多的问题是什么?您上下咒骂了您不会再做的事情?

确保特别询问与员工一起工作的一线人力资源和福利专业人员-回答问题,领导福利会议,在选择计划的过程中指导员工-员工在公开招生中遇到的困难。他们的现场经验对于了解如何帮助您的员工快速而自信地申请福利非常宝贵。

询问员工利益相关者: 什么对他们有效?是什么让他们感到沮丧?管理人员在公开招募期间记得他们的团队受到哪些刺激?是否经常因混淆而犯错?

考虑考虑让来自不同管理级别和部门的员工样本,以准确地了解您的组织去年对公开招生的整体看法。

从去年的公开招生中找出痛点之后,就可以确定可以改善今年公开招生的交流的地方。对于许多公司而言,沟通 本身 是需要改进的关键领域。

步骤2:计划 什么 您将与员工沟通

一旦知道了改进的机会,请考虑 什么 你想与员工沟通 之前 公开招生。这应包括对您当前计划或提供者的影响员工的任何更改。请记住,您的某些员工可能没有任何参加福利的经验,而另一些员工可能不熟悉您的系统,请为这些员工提供有关您的流程的说明。

在计划消息时,重点放在解决员工关心的问题上,而不仅仅是他们需要知道的信息。解决他们的困惑点(您在第1步中发现了这些),并考虑对他们而言重要的是好处。

图形:解决员工关心的问题,而不仅仅是他们需要知道的信息

员工可能对其福利有疑问,包括:

  • 他们的免赔额或其他自付费用是否会增加或减少?
  • 该组织是否正在引入任何新的福利选择?
  • 他们的总体覆盖范围或限制会增加还是减少?
  • 他们将能够保留其相同的提供者还是必须进行更改?
  • 他们的家人是否获得相同质量的保险?
  • 他们将如何决定是否需要增加覆盖范围?

有关开放注册过程的问题:

  • 他们注册或进行更改的时间窗口是什么?
  • 他们是否需要重新注册,还是可以自动选择与去年相同的计划?
  • 他们可以问谁?
  • 他们会参加会议以获取更多信息吗?
  • 如果他们需要更改其灵活的支出帐户,或者想要注册一个过去从未使用过的帐户,该怎么办?

此外,请考虑您确定的与去年的公开招生有关的改进领域。在您发送给员工的消息中进行说明,以防止或解决今年的这些问题。

步骤3:计划 怎么样 您将与员工沟通

早在公开招募之前就开始与员工进行福利沟通–毕竟,您要尽早制定计划以确保其有效!特别是,确保在公开招募之前就计划或免赔额的变更进行沟通,以便员工在做出任何决定之前有很多机会理解和提出问题。别忘了,您的员工可能希望在做出决定之前与配偶或法律伙伴共享此信息。

拥有多种沟通渠道,可为您提供多个接触员工的接触点。这不仅可以帮助您吸引流动性高的员工,而且可以加强您的信息传递-毕竟,重复是成人教育的关键。

图形:多种沟通渠道为您提供了多个联系员工的接触点。

会议会议

您可以主持面对面会议,但是如果您有大型的远程或移动员工池,则创建网络研讨会或记录会议然后与所有员工共享会议可能会更有效率。一个全面的 学习管理系统 像Paycom一样,您可以将录制的会议发送给所有员工,并跟踪查看过的人。

无论您如何主持员工会议,请确保为员工提供提问和接收答案的方法。提供员工以后可以参考的外卖材料 健康福利条款词汇 来自人力资源管理学会。

数字通讯

使用有关开放注册的信息来更新公司的Intranet系统,包括员工需要了解的任何更改以及他们可以参加的会议日期。如果您要发送有关公开招生的电子邮件,请考虑在数周内通过关键消息发送多封电子邮件,以确保员工记住他们需要知道的内容。确保主题行明确指出该电子邮件内部具有重要的权益。

非数字通讯

对于那些对技术不太了解或工作完全不需要大量数字互动的员工而言,这尤其关键。考虑将传单或外卖材料张贴在员工容易找到的地方,例如休息室,浴室和靠近时钟的地方。将福利手册发送到员工的家庭住址也可以帮助您吸引不经常使用计算机或远程办公的员工。

如果可行,与员工见面进行一对一对话。这可能以几种不同的方式发生:

  • 安排的面对面会议
  • 视频会议
  • “办公时间”,员工可以非正式地访问人力资源部,询问与福利相关的问题
  • 实地考察

Paycom 的软件可以在线注册福利并进行安全的电子签名验证。使用该功能,您可以避免花时间去实地考察实地站点以解释收益。在这种情况下,视频说明或视频会议可以为您节省很多时间。

最佳实践

在与员工的所有沟通中,请遵循一些最佳做法:

  1. 避免行话。

在您的交流中尽可能减少术语,并在使用时以日常语言进行定义。您的员工通常对福利术语没有专家级的了解,因此使用简单的语言将有助于理解和保留关键信息。

  1. 简明扼要。

这也有助于保留。了解您的员工需要了解的内容。人力资源首席执行官或副总裁等高管的简短介绍声明会有所帮助;但是,它应该迅速解决福利决策的影响。

为了吸引他们的注意力,请从对员工的意义而不是对整个企业的意义上说明将影响员工薪水或注册过程的变更。

  1. 定位您的通信。

考虑 定向通信 满足某些具有类似保险需求的员工群体,例如刚加入劳动力市场的员工,即将退休的员工和有受抚养子女的员工。或者,您可以根据员工是总部,卫星办公室还是远程工作来选择通过不同的渠道进行通信。

结论:即将来临

完成今年的公开招募后,请退后一步,评估如何更好地为明年的成功做好准备。

对员工进行调查,以评估他们对这一流程今年效果如何的看法:哪些方法有效,他们希望看到哪些方法有所不同?如果您的人力资源技术允许,可通过员工自助服务工具发送这些调查,以快速汇总数据并在以后参考。如果您的系统不具备此功能,则您还可以使用在线调查工具,甚至可以进行纸质调查–信息将不那么容易获得。

记下明年需要更改的内容,并在日历上获取日期以与您的人力资源团队商讨,并更新明年公开招生流程的沟通计划。制定项目计划以更好地为下一年做准备,这样您就可以记住今年发现的宝贵信息。

如果您每年都遵循这些步骤,那么公开报名将开始变得不那么困难。您可以放心,您正在传达员工需要了解的内容以及对他们而言真正重要的内容。

最重要的是,您将把顶尖人才用于您的投资中 已经 在他们。始终如一地帮助您的员工认识到他们从您的组织获得的总薪酬,从而加强了您全年的保留工作。