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如何组织和创建更多带宽作为人力资源业务合作伙伴

如果您像大多数人力资源负责人一样,就会不断地问自己,如何在角色的战略和关系部分上花费更多的时间,而不是在可怕的纸上谈兵。但是,尽管典型的人力资源部门仍将近60%的时间用于交易和运营人力资源, 最好 将不到40%的时间和资源用于这些任务, 根据麦肯锡的研究.

还有什么可以 那时候呢?你的团队?

有效地利用时间并保持有条理,将有助于您在人力资源和整个公司中发挥领导作用。当您充分利用自己的有限资源(时间和精力)时,可以帮助您的团队很好地管理自己的资源。这包括他们 拥有 时间和精力,以及他们完成工作所需的技术。人力资源部门效率的提高将为您的团队带来更大的带宽,为您的挑战提供战略性人员解决方案 整个 公司的面孔。

不知道从哪里开始?这些步骤将引导您完成整个过程–从您自己的时间和办公桌开始,逐步进行以影响整个公司。让我们跳进去。

步骤1:从战略上管理您的时间开始。

当您在开始飞行时收拾行李并屈曲时,乘务员会在安全信息的哪一点强调其他内容?如果有紧急情况,请先修理自己的氧气面罩。然后,您可以为周围的人提供帮助。

您的时间和资源管理可能不会处于紧急状态-尽管几天后可能会感觉到这种状态-但该原则仍然适用。重新将精力放在自己的时间管理上,您将拥有更多的精力,更多的带宽,而且每天只有几分钟,可以帮助您的团队管理职责。这是一些经过时间考验的方式来控制您的时间。

重新专注于管理自己的时间可为您提供更多的精力和带宽,以帮助您的团队管理职责。

在一天的开始或结束时花10至15分钟的时间专注于您的优先事项。

真正紧急的是什么?什么 具有 立即完成,您可以推迟或委托什么来完成当天的关键任务?同样,请检查您的会议,并确定需要准备什么以准备会议。花费少量时间可以帮助您确保在一天的其余时间中朝着真正的优先事项努力。这也是鼓励您的团队完成工作的好方法。

最小化多任务处理。

即使您没有看过这项研究,您也可能凭直觉知道这一点:多任务处理不起作用。实际上,您可以 最多损失40%的生产力 当您尝试同时处理多个项目时。尝试这些策略以尽可能减少它。

  • 完成一些任务,而不是开始几个。 为您今天必须完成的任务创建一个“今天”列表,为您要完成的其余工作创建一个“待办事项”列表。随时可以想到的话,随时将其添加到“待办事项”列表中,但是要等到行动到停止点为止,除非是真正的紧急情况。
  • 调理干扰。 阻止时间来完成既困难的任务 重要 . 这些往往被放在一边而倾向于实际上并不那么重要的紧急任务,并且使您无法在优先事项上取得进展。
  • 优化您的工作空间。 整理好办公桌和文件(稍后再介绍),并在忙于完成艰巨任务的时间后关闭办公室的门。如果您在更开放的平面图中工作,请使用耳机。

第2步。整理您的电子邮件和文件-并保持这种方式。

忙碌时,将组织激光束移向工作区–办公桌和计算机及其代表的一切,例如电子邮件,文件和 HCM技术。首先:电子邮件。

防止电子邮件接管您的生活。

专门安排一天中的某些时间来回复电子邮件。许多人在早上,午餐后,一个小时或更短的时间内才找到一天的第一件事,使他们陷入困境。您不必不可用 在这些时间里,但是要让您的团队知道那是您进行大量响应的时候。明确地进行沟通可以帮助您管理期望,并为您的团队成员提供机会,让他们行使代理权来确定他们可以独立解决的问题。

同样,当您需要完成非常重要的任务而不会打扰时,退出电子邮件。确保您的团队知道在紧急情况下会打电话给您或亲自找您,这样您就不必花费精力担心重要的事情。

管理您的文件。

确保文件安全。您将需要不同类型的员工文件的单独位置(物理或数字位置)。为了合规性目的,请将每种类型的表单放在不同的位置:

  • 人事档案
  • 工资记录文件
  • 员工病历
  • 员工受伤,安全和工人赔偿记录
  • I-9文件

如果您是手动收集文件,请确保将它们存储在安全的位置,以便在员工需要检索其HR信息时仍可以轻松访问。

  • 请妥善保管这些文件,以防盗窃,水灾和火灾。
  • 确保可以物理访问这些文档 只要 给需要找回员工的员工,例如人力资源和薪资专业人员。您可能需要创建一个系统来跟踪文件更新,尤其是当您有多名HR专业人员访问文档时,因此可以验证谁进行了更改以及何时进行了更改。
  • 您的员工可能需要访问自己的HR信息以更新地址,添加受抚养人或进行其他类似的更改,因此,为了保持文档控制,您的HR部门将需要花费大量时间来帮助员工进行这些更改。

另一种解决方案是使用HCM软件,该软件将所有员工表格安全地存储在云中,以防止损坏或被盗。这样可以确保需要访问该文件的员工可以访问每个文件,但不能访问其他文件。一定要选择一个提供者 最先进的数据安全性 因此您不会再增加一种焦虑源。这项技术使员工能够安全地更改其个人信息,而不会中断HR或查看他们不需要访问的信息。

作为单个数据库运行的HR技术,所有功能都集中在一个应用中,而没有将各种功能融合在一起,从而节省了更多时间。当在系统的一部分中更新诸如员工地址或职位变更之类的信息时,它将在系统范围内无缝填充,从而使您的人力资源专业人员可以将精力集中于战略计划,与员工互动或解决业务问题。

高效的记录保留功能可让您的人力资源专业人员释放精力专注于战略计划,与员工互动或解决业务问题。

当然,这可以节省您的时间-但消除不必要的,效率低下的手动流程也可以节省金钱。一种 EY最近的研究 发现公司依靠手动流程损失了大量资金。

例如,一家拥有600名员工的公司使用手动流程进行时间管理将花费 $ 175,704 只需完成并提交 考勤卡 手动。那 包括花费在纠正错误的时间表,收集时间表或处理PTO上的时间。

步骤3.为业务挑战提供人员解决方案。

不仅要领导自己的部门,还需要帮助HR成为为公司其他部门提供战略价值的部门。有效地管理资源后,您可以利用时间,精力和精力 专长 帮助其他部门做出更明智的业务决策。

利用您的时间,精力和专业知识来帮助其他部门做出更明智的决策。

您和您的人力资源部门是确定以人为本的解决方案的专家,可以解决企业面临的众多问题。当您和您的团队从办公桌到技术被组织起来时,您将拥有必要的带宽来开发这些解决方案并将其推销给业务主管。 麦肯锡的定义  人力资源业务合作伙伴是“为人才问题咨询管理人员的高级人力资源人员”,甚至被称为“人才价值领袖”。

要与作为人力资源业务合作伙伴的公司负责人有效地合作,您必须:

精通 商业 组织的方面。

了解您的公司和竞争的优缺点。让前线员工蒙上阴影,以真正了解他们日复一日的工作。与业务部门负责人进行对话,以了解他们面临的挑战。建议他们可能未曾考虑过的解决方案,例如增加员工发展机会, 员工敬业度 提供和接收反馈的策略和最佳实践。

确定组织中的业务问题归结为员工问题的位置。

通过数据,报告和分析,而不仅仅是直觉,帮助领导者了解可能导致销售低迷,客户服务不佳或其他运营问题的人为问题。提供人力资源相关的解决方案,以解决使您的同事和领导者感到沮丧的问题。

了解您公司的利基。

从人才的角度确定可以帮助您巩固公司地位的因素。投资于其他人才管道以达到新兴市场或新的垂直市场?将一些员工重新分配到需要更多员工以提高盈利能力的业务部门?确定昂贵的员工流动额和 建议补救措施?

结论

有效地利用您可用的时间,精力和技术可以帮助您利用领导能力,并帮助人事部门向整个公司证明其价值。当您和您的团队发挥最大的作用时,您会发现创建有意义的影响所需的时间和精力,而这种影响远远超出了人力资源部门。这意味着您可以帮助其他领导者理解业务问题通常是人为问题,而您的团队已准备好帮助解决这些问题。